“痕迹化”管理

“痕迹化”管理使每一项工作有迹可寻、有档备查、有据可依、有章可循、使工作更加科学化、规范化、统一化，是有效提高物业规范运作的基础。

通过痕迹管理总结经验、完善措施、制定计划，才能切实提升物业服务水平，从而获得更高的业主满意度。

痕迹管理可以分为两个部分：

一是做任何事情都要有文字记录；

二是在现场要留下管理痕迹。

1健全各项记录表格

物业服务人员整天忙忙碌碌，要是没有做好记录，日复一日、年复一年也不知道我们究竟做了些什么事情，日常管理记录表格可以将我们的管理痕迹记录下来。

另一方面，建立和健全各项管理记录和表格也是为了发生事故后便于溯源，找出事故责任人和防止同样事故的再次发生，也是规避责任与风险的一种自我证明方式。

01验收记录

各类设施设备交接验收记录表格，包括设施的移交清单、设备的查验记录等。设备验收时存在的问题记录在相应的《工程缺陷》表格中，并经施工方和业主方确认，以便整改以后的再验收或者设备出现故障时的责任追究。

02运行记录

运行记录可分为管理运行记录和设备运行记录两部分。

管理运行记录包括如《业主（客户）入驻登记表》、《业主（客户）用电记录表》、《客户信息受理记录》、《现场施工人员登记表》等除设备运行以外的所有日常工作及管理类的记录表格。

设备运行记录包括物业设施设备在运行中的正常或异常，各类表计的读数记录表格等，如《变电室值班运行记录》《空调机房值班运行记录》《中央控制室值班运行记录》《突发事件记录及处理结果》等。

03巡检记录

随着新项目越来越多，自动化、智能化设备的应用，很多设施设备处于自动运行、无人值守的状态，这就需要我们加强巡检，提早发现故障苗头，及时解决故障问题，如《水泵房巡检记录》《消防设备巡检记录》《电梯机房巡视记录》《空调机房巡检记录》《发电机房巡检记录》《高低压变配电室巡检记录》等。

04访客记录

建立访客登记制度，对进入本物业管理区域内的访客实施有效的管理和服务。关键和重要部位都应该设有《来访人员登记表》，如：高低压变配电室、空调机房、电梯机房、发电机房、水泵房、消监控中心等。

05工作记录

各个部门（每个管理员）都要建立部门（自己）的《工作日志》，把这一天完成的主要工作，工作成果和存在的问题等记录在案。把设备验收记录、运行记录、巡检记录和访客登记以外的事件记录在《工作日志》之中。

06设备记录

各项目通过建立台账，使得设备的基础管理、设备使用、维护管理、设备的故障管理、设备的维修管理、设备的安全管理等一目了然，通过我们的管理，以靠近或者实现建筑物所配套的设施，达到预期使用寿命的目标。

2完善现场标识标牌

物业管理工作难在细节，我们应从细微处入手。

对内：各部门、各岗位职责、各设备机房管理制度等要做成标准式样，悬挂在办公室和相应的设备机房内，明确职责到人。(文章转载自河南并智律师事务所)